Breves, específicas y sólo para cuestiones relevantes y esenciales para llevar adelante las estrategias de la compañía. Así deben ser las reuniones de trabajo según la opinión de los gurúes top de las empresas tecnológicas y de innovación.
Jeff Bezos, director ejecutivo de Amazon, trata de evitar las reuniones a la tarde, cuando su equipo y él mismo están cansados y son menos eficientes. Tampoco convoca antes de las 10 de la mañana.
Una de sus frase más citadas sobre las reuniones es: “Para tener una reunión productiva no deberían que participar más personas de las que invitarías para comer dos pizzas, es decir, entre seis y ocho asistentes”. Y no es el único que clama por reuniones de pocas personas.
Steve Jobs, fundador de Apple, también apostaba a reuniones reducidas. Y hasta llegó a “invitar a dejar la reunión” a personas que no habían sido convocadas por él sino por otros asistentes. Menos gente, más simple.
A Jobs no le gustaba el uso de diapositivas u otras imágenes y gráficos en las reuniones porque consideraba que éstas tendían a desviar una presentación de lo importante.
Para Steve Jobs era obligatorio que cada punto de la reunión tuviera un responsable para presentarlo, desarrollarlo adecuadamente y resolverlo. Era su clave de la eficiencia.
Una particularidad de Steve Jobs es que promovía reuniones parados y caminando, tanto con sus empleados como con representantes de otras empresas.
Así se reunió en algunas oportunidades con Mark Zuckerberg, fundador de Facebook, a quien también le gustaba esta modalidad de reuniones de pie.
Y hablando de Mark Zuckerberg, fundador de Facebook, él también pide antes de una reunión que se defina previamente y con claridad el objetivo del encuentro, para que la reunión no se desvíe de su objetivo original. Más eficiencia, por favor.
Dicen que Elon Musk, CEO de Tesla y SpaceX, alienta a sus empleados a abandonar reuniones si resultan aburridas. Y hay pruebas...
En una carta de 20218 expresó: “si alguien no está agregando valor, no es grosero irse; es grosero hacer que alguien se quede y pierda el tiempo”. Aplausos para él y su lucha contra las reuniones largas y en pro de los encuentros laborales más cortos.
“Si la reunión no te está resultando útil, no pierdas tu valioso tiempo”, escribió en su manifiesto sobre productividad en el que también expresó su preferencia por las reuniones chicas y no tan frecuentes.
“Las reuniones excesivas son ´la plaga´ de las grandes empresas”, declaró Musk.
Todas las reuniones a las que convoca Jack Dorsey, CEO de Twitter, empiezan por el envío de documentos de Google que los asistentes deben leer y comentar antes de empezar el encuentro.
“Esta práctica da tiempo para que todos se pongan en sintonía, nos permite trabajar desde muchos lugares y llegar al pensamiento crítico más rápido”, explicó.
Para Alfred Sloan, CEO de General Motors, más importante que hablar durante la reunión era enviar posteriormente a sus asistentes un comunicado con las conclusiones y un plan de acción y seguimiento.
Ben Horowitz, ex-CEO de Opsware y cofundador de Andreessen Horowitz, apostaba a reuniones individuales. “El gerente debe hacer el 10% de la conversación y el 90% de la escucha”. Y asegura que “el trabajo más importante para un CEO es diseñar la forma en que la gente se comunica en una empresa”.
Jeremy Stoppelman, CEO de Yelp, también elige reunirse con miembros de su equipo individualmente.
Sheryl Sandberg, directora de operaciones de Facebook, enfatiza sobre la importancia de la agenda para una reunión que incluye una lista de puntos de discusión y de acción. “Si cada cosa se hace en 10 minutos de una reunión de una hora, la reunión se termina”, asegura.
Para terminar, una frase de Larry Page, cofundador de Google: “Nadie debe esperar a una reunión para tomar una decisión”.
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